Pentingnya Manajemen Informasi dalam Perusahaan
Meningkatnya Kekompleksan Tugas manajemen
Meningkatnya kekompleksan tugas manajemen bisa
dibilang akibat tuntutan pekerjaan yang terus bertambah dan terus menuntut
seseorang untuk jauh lebih baik. Keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai
tujuannya sangat tergantung pada kemampuan orang yang mengelola organisasi
tersebut. Manajemen sebagai suatu metode yang mengatur,mengelola organisasi
dapat di arti kan sebagai seni melaksanakan sesuatu melalui orang. Maka jika
dalam menjalankannya benar akan meningkatkan kemakmuran suatu negara.
Keberadaan Alat untuk Memecahkan Persoalan
Manajer memiliki tugas yang
sangat kompleks, adalah usaha untuk meningkatkan efektifitas dalam pemecahan
masalah. Kesemuanya ini terpusat pada teknik kuantitatif dan peralatan
elektronik, Usaha awal ini disebut operation research (OR). Selama tahun
1960-an, istilah manajemen science dikenal sebagai metode kuantitatif
yang diterapkan dalam skala luas. Bertambahnya popularitas komputer pada akir
tahun 1960-an dan 1970-an menyebabkan adanya usaha untuk memanfaatkan peralatan
elektronik ini untuk perhitungan matematika. Sekarang, manajer dapat mengakses
komputer sentral dari terminal seperti mesin ketik. Di beberapa perusahaan, para
manajer mempunyai mikrokomputer sendiri atau micros. Biasanya, micros ini
disambungkan ke komputer sentral untuk membentuk jaringan pemecahan masalah
yang terpadu.
Peranan Manajer dalam Pengelolaan Manajemen Informasi
Keterampilan Manajemen
Dalam pengelolaan manajemen informasi pada perusahaan
, manajer sangatlah berperan penting, sehingga untuk mendukung hal tersebut
manajer harus memiliki beberapa keahlian dan pengetahuan manajemen.
1. Keahlian Manajemen
Seorang manajer yang berhasil banyak memiliki
keahlian, tetapi ada dua yang mendasar yaitu komunikasi dan pemecahan masalah.
2. Keahlian
komunikasi
Manajer menerima dan mengirimkan informasi dalam
bentuk lisan dan tertulis. Komunikasi tertulis meliputi laporan, surat, memo,
e_mail dan terbitan berkala. Komunikasi lisan terjadi saat rapat, menggunakan
telpon,voice mail,meninjau fasilitas, makan bisnis, dan kunjungan sosial.
3. Keahlian Pemecahan
Masalah
Pemecahan masalah (Problem Solving) sebagai semua
kegiatan yang mengarah pada solusi suatu permasalah. Masalah dianggap sebagai
sesuatu yang buruk , karena sedikit yang menganggap masalah sebagai sesuatu
untuk meraih kesempatan. Masalah secara negatif sebagai suatu kondisi atau
kejadian yang berbahaya atau mungkin membahayakan suatu perusahaan , atau
secara positif sebagai sesuatu yang menguntungkan atau mungkin menguntungkan .
Hasil dari aktifitas pemecahan masalah adalah solusi. Selama pemecahan masalah,
manajer terlibat dalam pengambilan keputusan (Decision Making), yaitu tindakan
memilih dari beberapa alternatif tindakan. Keputusan (Decision) adalah suatu
tindakan tertentu yang telah dipilih.
4. Pengetahuan manajemen
Ada dua jenis pengetahuan manajer yang merupakan kunci
di dalam manajemen informasi menggunakan komputer yaitu : Mengerti komputer dan
mengerti informasi. Mengerti komputer yaitu pengetahuan mengenai komputer yang
mencakup pengertian mengenai istilah-istilah komputer, pemahaman mengenai
keunggulan dan kelemahan komputer, serta kemampuan menggunakan komputer
dsb.Mengerti informasi yaitu pengetahuan yang meliputi bagaimana menggunakan
informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, di mana informasi
diolah, dan bagaimana membagikan informasi dengan orang lain.
Manajer dan Sistem Perusahaan
Tanggung jawab utama manajer adalah memastikan bahwa
perusahaan mencapai tujuannya. Berbagai usaha diarahkan untuk membuat berbagai
bagian perusahaan bekerja sama seperti seharusnya. Manajer adalah elemen
pengendali dalam sistem, yang bertugas menjaga sistem agar tetap berjalan dan
bergerak menuju tujuannya.
Sistem perusahaan berada dalam satu atau lebih sistem
lingkungan yang lebih besar, dan sistem perusahaan juga terdiri dari sistem
yang lebih kecil atau sub sistem. Walaupun setiap subsistem memiliki tujuan
masing-masing, tetapi tujuan-tujuan subsistemnya mendukung dan memberi
kontribusi pada tujuan keseluruhan. Sistem perusahaan merupakan sistem
Lingkaran tertutup karena memiliki 3 elemen kontrol dan juga merupakan sistem
terbuka karena dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya.
Data dan Informasi
Data adalah fakta-fakta mentah yang harus dikelola
untuk menghasilkan suatu informasi yang memiliki arti bagi suatu organisasi
atau perusahaan. Data terdiri atas fakta-fakta dan angka-angka yang secara
relatif tidak berarti bagi pemakai atau fakta mentah yang belum diolah.
Data terbagi menjadi 2 macam berdasarkan macamnya,
yaitu:
• Data
Internal
Data yang menggambarkan situasi dan kondisi pada suatu organisasi secara
internal. Misal : data keuangan, data pegawai, data produksi, dsb.
• Data
Eksternal
Data yang menggambarkan situasi serta kondisi yang ada di luar organisasi.
Contohnya adalah data jumlah penggunaan suatu produk pada konsumen, tingkat
preferensi pelanggan, persebaran penduduk, dan lain sebagainya.
Selain itu, terdapat klasifikasi data berdasarkan
jenis data, yaitu sebagai berikut:
- Data Kuantitatif
- Data Kualitatif
Apa definisi dari informasi?
Informasi adalah hasil pengolahan data yang telah
mempunyai arti sehingga dapat digunakan khususnya oleh manajemen dalam membuat
keputusan.
Burch & Grudnitski (1989 : 6) menyebutkan adanya
tiga pilar utama yang menentukan kualitas informasi, yaitu:
- Akurat
- Tepat Waktu
- Relevan
Komputer Sebagai Elemen dalam Sistem
Informasi
Unit yang paling penting adalah CPU (Central Processing Unit) yang
mengendalikan semua unit sistem komputer yang lain, dan mengubah input menjadi
output.
CPU mencakup satu unit penyimpanan yang disebut PRIMARY STORAGE, yang
berisi data yang sedang diolah, yaitu suatu daftar instruksi yang mengolah
data.
Istilah Software digunakan untuk menggambarkan satu atau beberapa program
aplikasi.
Control Unit, membuat unit bekerja sama untuk membentuk suatu sistem.
Aritmatic Logical Unit, tempat berlangsungnya operasi perhitungan dan
logika.
BENTUK PENYIMPANAN PRIMER
1. R.A.M
2. R.O.M
3. Cache Memory
ALAT - ALAT INPUT
1. Unit input yang
paling popular adalah Keyboard.
2. Alat Penunjuk
(Pointing Device) :
o Mouse
o Track Ball
o Touch Screen
o Light Pen
o Remote Control
3. Alat Pembaca Optis
Alat input yang membaca data dengan menyinari sinar terang diatas data. Co.
: Scanner Barcode.
4. Alat Pembaca
Magnetis. Co. ATM.
5. Alat Input Pengenal
Suara
Memasukkan perintah atau data ke komputer dapat dilakukan hanya dengan
berbicara kedalam mikrofon yang dihubungkan pada unit pengenal suara, kemudian
menganalisis pola suara dan mengubahnya menjadi bentuk digital untuk diproses.
ALAT-ALAT OUTPUT
Hasil akhir dari pemrosesan komputer berupa Output.
1. Alat Output Tampilan
;
2. Alat Ouput Cetakan ;
3. Alat Output Suara ;
4. Plotte
SOFTWARE
1. System Software :
a. Sistem Operasi
b. Program Untility
c. Language Translator,
v Bahasa generasi pertama
(Bahasa Mesin) ;
v Bahasa generasi kedua
(Assembler) ;
v Bahasa generasi ketiga
(Compiler dan Interpreter) ;
v Bahasa generasi keempat (4th
GL) ;
2. Software Aplikasi ;
membantu pengelolaan sumber daya fisik dan konseptual.
Walaupun sistem berbasis komputer tidak kebal terhadap kesalahan, akurasi
tingkat tinggi dapat dicapai dengan memasukkan pencegahan, pendeteksian,
perbaikan kesalahan.
Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer
Fokus Data (SIA/EDP)
Di dukung
dengan munculnya punched card dan keydriven bookkeeping machines , dan
perusahaan umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajernya. Aplikasi
yang digunakan sistem informasi akuntansi (SIA).
Adapun
tujuan Sistem Informasi Akuntansi adalah sebagai berikut:
1. mendukung
operasi-operasi sehari-hari
2. mendukung
pengambilan keputusan manajemen
3. memenuhi
kewajiban yang berhubungan dengan pertanggungjawaban
Fokus Informasi (SIM)
adalah sistem formal dan informal yang menyediakan
informasi di masa lalu, sekarang, dan proyeksi masa depan baik secara lisan dan
tulisan yang berhubungan dengan operasi perusahaan dan lingkungannya. Informasi
ini penting bagi manajer atau karyawan dalam membantu pengambilan keputusan.
Aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi.
Fokus pada Pendukung Keputusan (SPK)
Sistem informasi yang ditujukan pada suatu masalah
tertentu yang harus di pecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus di buat
oleh manajer
Fokus pada Komunikasi (Otomatisasi Kantor)
Difokuskan pada otomatisasi kantor, memudahkan
komunikasi dan meningkatkan produktifitas diantara para manajer dan pekerja
melalui penggunaan alat-alat elektronik.mencakup semua sistem formal dan
informal yang pada intinya menekankan pada komunikasi informasi dari dan kepada
orang-orang dalam perusahaan.
Fokus Konsultasi (Sistem Pakar)
Sebuah perangkat lunak komputer yang memiliki basis pengetahuan untuk
domain tertentu dan menggunakan penalaran inferensi menyerupai seorang pakar
dalam memcahkan masalah.
Upaya Pencapaian Sistem Informasi Berbasis
Komputer
Upaya pencapaian system informai bebasis komputer mennunakan End User
Computing, yaitu pengembangan sistem berbasis komputer yang dilakukan oleh
pemakai sendiri. Para spesialis informasi tidak selalu berperan serta dalam
pengembangan sistem berbasis komputer. Cara semua sistem dikembangkan selama
tahun 1950, 1960 dan awal 1970-an.
End
user computing berkembang, karena empat pengaruh utama :
o
Meningkatnya pengetahuan mengenai komputer
o Antrian
jasa informasi. (Banyaknya permintaan tidak sebanding dengan resource yang
tersedia.)
o Perangkat
keras yang harganya semakin murah
o Perangkat
lunak siap pakai, semakin banyak.
Peranan
Information Specialist berubah, dari sebagai pengembang menjadi hanya sebagai
konsultan. CBIS identik dengan organisme hidup yaitu : lahir, tumbuh, matang
dan mati. Pengembangan CBIS mengikuti System Life Cycle (SLC), yang terdiri
dari :
1.Perencanaan
2.Analisis
3.Rancangan
4.Penerapan
5.Penggunaan
Seiring
berkembangnya CBIS, manajer merencanakan siklus hidup dan mengatur para
spesialis informasi yang terlibat. Setelah penerapan, manajer mengendalikan
CBIS untuk memastikan bahwa sistem tsb. terus menyediakan dukungan yang
diharapkan. Tanggung jawab keseluruhan manajer dan dukungan tahap-demi tahap
yng diberikan oleh para spesialis informasi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar